Millaistakohan olisi osata lukea (siis ihan oikeasti lukea) toisten ajatuksia? Helpottaisiko vai vaikeuttaisiko se elämää? Haluaisinko edes osata? Koska suurin osa meistä ei lähtökohtaisesti ole ajatuksenlukija tai selvänäkijä, tarvitsemme edelleen vanhanaikaisia tapoja ja pelisääntöjä varmistamaan, että pysymme ajan tasalla ja tietoisina olennaisista asioista. Ainakin työpaikalla.

Aihe liippasi läheltä kuluneella viikolla, kun odottelin turhaan vastausta sähköpostitse esittämääni kysymykseen – moni asia oli kiinni vastauksesta. Mietin, kuinka kukaan voi olettaa yhteistyön tai ylipäätään minkään asian sujuvan tai menevän toivotulla tavalla eteenpäin, jos tieto ei toimijoiden välillä kulje?

Kuinka kukaan voi olettaa yhteistyön sujuvan, jos tieto ei toimijoiden välillä kulje?

Tieto ei kulje ajatuksen voimalla, ei edes toisensa läpikotaisin tuntevien kesken. Testaa vaikka kaveriporukassa: jos kukaan ei viesti millään tavoin missään vaiheessa kenellekään mitään, homma leviää nopeasti käsiin ja ongelmiahan siitä seuraa. Koska kukaan ei tiedä, mitä pitäisi tietää tai tehdä.

Työpaikoilla tätä ei sen kummemmin tarvitse testailla. Hämmästyttävän monessa työpaikassa heikko tiedonkulku on päivittäistä arkea. Ja vaikka se haittaa selvästi työtä ja toimintaa, ongelmaan on jostain syystä vaikea tarttua. Päiväkodit eivät tässä asiassa juurikaan eroa muista työpaikoista.

Ongelmat tiedonkulussa ovat ”muna vai kana” –tyyppiä. Vaikea sanoa, kumpi oli ensin, yhteistyöongelma vai kehno tiedonkulku? Joka tapauksessa vauhtiin päästyään ne ruokkivat ja vahvistavat toisiaan kehämäisesti.

Se, että joku ei vastaa sähköpostiin tai watchup-viestiin on rasittavuudestaan huolimatta kuitenkin melko selkeärajainen ja ratkaistavissa oleva ongelma, erityisesti jos sitä vertaa ongelman ”hevimpään” muotoon: työkulttuuriin pesiytyneeseen vaikenemisen ja salailun kulttuuriin.

Oletammeko muiden automaattisesti tietävän, mitä ajattelemme tai olemme suunnitelleet? Luotammeko tiedonkulussa liikaa sattumiin?   

Miksi tieto jää matkalle? Oletammeko tosiaan muiden automaattisesti tietävän, mitä ajattelemme tai olemme suunnitelleet? Luotammeko liikaa sattumiin tai jopa taivaankappaleisiin, mitä tiedonkulkuun tulee?

Veikkaan, että tiedon panttaaminen ei useinkaan ole tahallista –  paitsi silloin kun se on; tiedon panttaus saattaa olla vallankäyttöä. Useimmiten kyse on yksilön ja koko yhteisötason ajattelemattomuudesta tai jopa arkuudesta: tiedonkulun arvioinnissa jäljet johtavat aina ihmisen toimintatapaan, sitoutumiseen ja jopa asenteisiin. Ja niiden, jos minkä, arviointi koetaan usein äärimmäisen hankalaksi.

Mikä sitten ratkaisuksi? Ongelmana ei siis ole ihmisten kyvyttömyys lukea ajatuksia, joten evoluutiosta ei ole ratkaisuksi. Ongelma on ennen kaikkea ihmisten välisessä toiminnassa ja arjen vuoropuhelun rakenteissa. Eli ihan tavallisten ihmisten, meidän jokaisen, ratkaistavissa – ja vastuulla.

Kehittäminen on yksinkertaistamista, tiedonkulussakin.

Ongelmien ilmetessä ei kannata jäädä odottelemaan ihmettä, vaan arvioida, johtuvatko tiedonkulun ongelmat ihmisistä, välineistä vai rakenteista ja suunnata korjausliikkeet oikeaan kohtaan. Kannattaa myös kysyä, keiden kaikkien tulee tietää asioista, mikä on kenellekin olennaista tietoa.

Lopuksi pieni harjoitus viilipurkkipuhelimen* avulla:
Sinulla on tietoa, joka tulee kertoa a) muutamille henkilöille tai b) saattaa työyhteisön jokaisen jäsenen tietoon. Keille kaikille ojennat viilipurkin?

  1. et kenellekään (ja luotat siihen, että kyllä ihmiset tietävät)
  2. molemmissa tapauksissa vain oman tiimisi jäsenille? (”kyllä se tieto leviää…ehkä”)
  3. Kaikille niille, joita tieto tavalla tai toisella koskee.

*Lasten leikki, jossa viilipurkkeja yhdistetään langan avulla toisiinsa, jolloin ne toimivat puhelimen tapaan. Ei kannata kuitenkaan käyttää virallisena viestintävälineenä…