Sanonnan mukaan tie helvettiin on silattu hyvillä aikomuksilla ja itse määränpääkin täynnä hyvää tahtoa ja hyviä toiveita.

Tunnistan ajatuksen. Oma henkilökohtainen helvettini on paikka, jossa asiat tapahtuvat ”melkein” tai ”ihan kohta” – ja jäävät lopulta ilmaan. Se on paikka, jossa fakta ja fiktio sekoittuvat.

Hyvin suunniteltu on vielä kokonaan tekemättä. Pelkät hyvät aikomukset eivät riitä, täytyy myös osata tarttua toimeen.

Sanojen ja tekojen välinen ristiriita aiheuttaa työpaikoilla uskomattoman paljon ongelmia ja harmia. Päiväkodit eivät tee tässä poikkeusta.

Hyvien aikomusten ja todellisuuden kohtaanto-ongelma näkyy arjessa muun muassa aloitekyvyttömyytenä, toteutumattomina suunnitelmina ja kesken jääneinä projekteina.

Ärsyttäviä asioita niin työ- kuin yksityiselämässä.

Yksityiselämänsä kaaoksesta jokainen vastaa luonnollisesti itse, mutta työpaikalla ongelma koskettaa kaikkia. Ennen kaikkea asiakkaita. Yhdenkin ihmisen sluibailu sovituista työtehtävistä tai vastuusta aiheuttaa aina hankaluuksia ja todelliset vaikutukset ovat yleensä itse tekoa (tai tekemättä jättämistä) suuremmat.

Seurauksena on työn epätasaista jakaantumista (nii-in, jonkunhan se toisen tekemättä jättämä työkin on tehtävä, sillä eiväthän asiat vain voi jäädä – ainakaan päiväkodissa – tekemättä!), selittelyä, puolustelua ja syyttelyä. Ne eivät edistä hyvää työ- ja kasvuilmapiiriä.

Ongelma kroonistuu helposti, sillä jostain syystä siihen on vaikea puuttua: omalla kohdalla siksi, että ihminen arvioi harvoin omaa toimintaansa kovinkaan objektiivisesti. Työkaverille saamattomuudesta tai aloitekyvyttömyydestä huomauttaminen saattaa muuten vain olla vaikeaa.

Lähtökohtaisesti pitäisi voida olettaa, että ammatti-ihmisen aloitekyky ja motivaatio ovat kohdallaan. Asia ei kuitenkaan automaattisesti ole näin.

Aikaansaamattomuus ei aina ole tahtotilallista löysäilyä. Motivaatio ja tahtotekijät kuuluvat persoonallisuuteen. Pelkkä motivaatiokaan ei yksin riitä, jos toimeenpanemisen taitoa, volitiota, ei ole.  Ihmiset ovat erilaisia myös toiminnan suuntaamiseen ja ylläpitämiseen liittyvän ”sisäinen strategiansa” suhteen.

Volition tai motivaation puute eivät kuitenkaan oikeuta lupaan olla tekemättä.

Mutta miten ongelmasta saadaan niskaote? Voidaanko ryhtymistä ja suunnitelmien toimeenpanoa työyhteisössä parantaa?

Ensinnäkin on hyvä tiedostaa, että ihmiset hahmottavat asioita eri tavoin. Se, mikä yhdelle on melkein valmis ja sellaisenaan riittävä, on toiselle täysin keskeneräinen.  Tulee siis löytää yhteinen käsitys, mitä pitää tehdä, milloin pitää olla valmista, mikä on riittävää ja mikä ei.

Kuvaan asiaa ronskisti yksinkertaistamalla ”2 tason ja 2 todellisuuden” -mallilla (pohjautuen psykologi Aki Kopakkalan ajatuksiin).

Ns. mentaalis-kommunikatiivisella tasolla ovat suunnitelmat, aikomukset ja lupaukset. Siellä ovat myös mielikuvat, olettamukset ja tulkinnat työstä sekä omasta ja yhteisestä toiminnasta. Jos oma todellisuus ja käsitys työstä ja toiminnan arvioinnista on pysyvästi tällä tasolla, jäävät asiat helposti suunnitelman asteelle. ”Mielen ja kielen” tasolla hyvin suunniteltu on ”lähes valmis” (vähintäänkin puoliksi) ja kysymykseen ”milloin” pätevä vastaus on ”ihan kohta”.

Konkreettisella, fyysisellä tasolla asiat tapahtuvat ja todentuvat oikeasti ja suunnitelmat muuttuvat tai eivät muutu teoiksi. Tällä tasolla sanojen ja tekojen välinen ristiriita konkretisoituu, joka puolestaan aiheuttaa sekavaa viestintää ja usein myös eripuraa.

Molempia tasoja tarvitaan, mutta niiden tulee toimia yhteistyössä ja niiden välinen ero kirkastaa.

Milloin viimeistään? Miten?

Työyhteisössä suunnitelmat, sekä isot että pienet, kannattaa yhteisellä päätöksellä viedä alusta asti konkreettiselle tasolle, esimerkiksi sopimalla, milloin viimeistään tapahtuu ja miten on ajateltu toteuttaa. Arkea ja toimintaa kannattaa myös arvioida tietoisesti: muuttuvatko suunnitelmat toiminnaksi ja miten ne näkyvät arjessa. Yhteismitallisuus toiminnan ja toteuttamisen tasosta on kaiken lähtökohta.

Lopuksi pieni muistilista:

  • Ei riitä, että asioita suunnitellaan, ne pitää myös toteuttaa.
  • Ei riitä, että osataan teoriassa (tai että on joskus toteutettu): teoria on tietoa, mutta vasta toteuttaminen on osaamista. Suunnitelman hyöty syntyy vasta toimeenpantuna.
  • Ei riitä, että puhutaan: asiat pitää pystyä myös todentamaan.

 

.